Données à filtrer
L tableau suivant contient les résultats de l'évaluation de trois travaux pour cinq étudiants. On retrouve les informations suivantes placées en colonne :
- Nom : prénom et nom de l'élève
- Tâche : titre de la tâche qui a été évaluée
- Remis le : date à laquelle l'étudiant a remis son travail
- Seuil atteint : l'enseignant utilise 4 seuils pour ses évaluations : insuffisant, minimal, maîtrise et marqué.
- Observations de la performance : observations du professeur en lien direct avec le seuil atteint par l'élève
- Rétroaction formative : remarque principale pour diriger les efforts de correction de l'élève
Remarquez que le fond des cellules qui contiennent le seuil insuffisant est rouge. Ce résultat est obtenu automatiquement grâce au formatage conditionnel.
Ce tableau servira dans les sections qui suivent.
Accès à la définition de filtres
Pour accéder à la définition de filtres :
- Cliquez sur le menu Données.
- Choisissez Affichages filtrés...
- Choisissez Créer un affichage filtré dans le sous-menu qui apparait.
Le tableau apparait avec des boutons qui serviront à la définition de filtres :
- Le nom du filtre apparait dans le coin supérieur gauche. Le nom temporaire est Filtre 1.
- La plage indique les cellules du tableau qui peuvent être filtrées. On peut modifier cette plage.
- La roue dentée à droite du tableau donne accès à des commandes pour gérer les filtres.
- Le x placé à côté de la roue sert à sortir de l'affichage filtré des données.
- Une petite flèche à droite du titre de chaque colonne permet de définir un filtre sur les données de cette colonne. On peut définir un filtre pour plusieurs colonnes. L'effet de ces filtres s'additionne pour réduire l'affichage aux seules données voulues.
Définition d'un filtre à partir de valeurs
Pour définir un filtre à partir des valeurs que l'on retrouve dans la colonne :
- Repérez la colonne qui contient les données sur lesquelles vous voulez élaborer votre filtre.
- Cliquez sur le triangle à la droite du nom de cette colonne.
- Si le menu Filtrer par valeurs... est fermé, cliquez le petit triangle à la gauche du titre du menu pour le dérouler.
- Une liste de toutes les valeurs différentes apparait. On retrouve un crochet à la gauche de chaque valeur pour indiquer que la valeur est sélectionnée.
- Si vous désirez retenir que quelques valeurs dans la colonne :
- Cliquez Effacer pour désélectionner toutes les valeurs.
- Cliquez sur chaque valeur que vous désirez retenir. Un crochet apparait à la gauche de la valeur.
- Si vous désirez retenir un grand nombre de valeurs dans la colonne :
- Par défaut, toutes les valeurs sont sélectionnées. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Tout sélectionner.
- Cliquez sur OK pour appliquer le filtre sur les données.
Exemple 1 : filtre pour le seuil insuffisant
Le filtre pour ne retenir que les élèves ayant atteint le seuil insuffisant peu importe la tâche accomplie a été défini par les actions suivantes :
- Clic sur Effacer.
- Clic sur insuffisant.
- Clic sur OK.
Le résultat suivant s'affiche :
- Le tableau est réduit aux seules lignes dont le seuil est insuffisant.
Nom d'un filtre
Remarquez la flèche rouge sur l'image précédente. Elle pointe sur le nom du filtre : Insuffisant. En donnant un nom au filtre, on pourra générer le même affichage en choisissant le filtre par son nom.
Pour donner un nom à un filtre, il suffit de cliquer sur l'espace pour le nom et d'indiquer le nom choisi.
Exemple 2 : filtre pour le seuil insuffisant et l'étudiant Ilais Jamaislas
On peut définir un deuxième filtre en repassant par le menu Données. Il est plus rapide toutefois de faire une copie du filtre Insuffisant et d'ajouter les conditions pour filtrer sur le nom de l'étudiant.
Le filtre est défini par les actions suivantes :
- Copie du filtre Insuffisant. (Voyez la rubrique Gestion des filtres.)
- Clic sur la flèche à la droite de Nom.
- Clic sur Effacer.
- Clic sur le nom Ilais Jamaislas.
- Clic sur OK.
Il ne faut pas oublier de donner un nom à ce nouveau filtre (Insuffisant et Ilais Jamaislas).
On obtient un affichage encore plus réduit que précédemment puisque seules les lignes contenant à la fois le nom
Ilais Jamaislas et
insuffisant sont retenues.
Utilisation des filtres définis
On peut retrouver rapidement chaque affichage obtenu par chacun des filtres qui ont été mémorisés sous un nom. Voici la procédure à suivre pour cela :
- Cliquez sur Données.
- Cliquez sur Affichages filtrés...
- Cliquez sur le nom du filtre Insuffisant.
On retrouve bel et bien l'affichage désiré :
Définition d'un filtre à partir de condition
Il n'est pas toujours pratique d'élaborer un filtre sur une colonne lorsque celle contient énormément de valeurs différentes. On peut utiliser des conditions pour filtrer les données.
Pour définir une condition :
- Cliquez sur la flèche à la droite du menu Filtrer par condition... pour dérouler ce menu.
- Cliquez sur Aucune pour faire apparaître le menu des conditions.
Il a trois groupes de conditions selon le contenu de la colonne :
- la colonne contient du texte
- la colonne contient des dates
- la colonne contient des nombres
Exemple 3 : lignes dont la date est supérieure au 13 septembre 2015
On exécute les actions suivantes pour définir le filtre :
- On choisit la condition La date est postérieure à.
- On choisit l'option date exacte...
- On écrit la date 2015-09-13 dans le champ prévu à cet effet.
- On clique sur OK.
Le tableau se rétrécit aux seules lignes dont la date est supérieure au 13 septembre 2015.
Gestion des filtres
On peut gérer facilement les filtres à partir du menu qui se déroule en cliquant sur la roue dentée :
- Renommer : Pour renommer le filtre.
- Mettre à jour la plage : Pour choisir un sous-ensemble des données sur lesquelles appliquer le filtre.
- Dupliquer : Pour faire une copie du filtre.
- Supprimer : Pour effacer le filtre.
- En savoir plus : Pour obtenir de l'aide directement de Google!
