Il s'avère souvent nécessaire d'élaborer une stratégie de partage de documents lorsque le nombre de documents contenus dans Google Drive est très important. On peut considérer les éléments suivants pour élaborer cette stratégie : - nombre de documents à partager
- nombre de collaborateurs
- équipes de travail stables ou pas
- types de collaboration
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À la base des stratégies proposéesLa rubrique Partager un document / dossier explique comment plusieurs personnes peuvent travailler à un même document en le partageant. De plus, on y explique comment le contenu d'un dossier peut être accessible à tous les membres d'une équipe de travail.
Les stratégies qui sont proposées dans cette page se base sur : - le partage de dossiers
- la facilité de partage
- l'identification de ce qui est partagé de ce qui ne l'est pas
Ce dernier point est important. Puisque l'information est dans le nuage, l'équipe de travail doit savoir qui a accès aux documents et quels sont les droits accordés sur ces documents. Partage de documents avec des équipes stablesSupposons que les enseignants du département monDépartement veulent travailler de façon collaborative en utilisant les outils de Google Apps. Le coordonnateur (ou le chef d'équipe) de ce département ajoute trois dossiers dans son espace Google Drive : - MonDépartement L : tous les membres peuvent lire les documents de ce dossier, mais ils ne peuvent pas les commenter, ni les modifier. (L pour Lecture).
- MonDépartement C : tous les membres peuvent lire les documents de ce dossier et ils peuvent les commenter, mais ils ne peuvent pas les modifier. (C pour Commentaire).
- MonDépartement M : tous les membres peuvent lire les documents de ce dossier, ils peuvent les commenter et ils peuvent les modifier. (M pour Modifications).
Le chef d'équipe partage chacun de ces dossiers avec son équipe en accordant les droits d'accès en fonction du nom du dossier. Il ne reste plus qu'à ranger le document à partager dans un des dossiers pour que celui-ci soit accessible à l'équipe avec les droits désirés.
Il est important de se rappeler que l'action de ranger un document dans un dossier est en fait l'action d'attribuer un libellé (le nom du dossier) à ce document.
La stratégie proposée permet de : - partager rapidement un document avec l'équipe
- accorder rapidement les droits nécessaires sur un document
- identifier quels sont les documents partagés et les droits associés
Utilisation- Le chef d'équipe crée les trois dossiers décrits ci-dessus en utilisant des noms significatifs pour les membres de son équipe.
- Le chef d'équipe partage avec tous les membres de son équipe :
- le dossier MonDépartement L en lecture seulement
- le dossier MonDépartement C en permettant les commentaires
- le dossier MonDépartement M en permettant les modifications
- Le chef d'équipe désire recueillir les commentaires de l'équipe sur l'échéancier du plan de travail pour l'année en cours avant la réunion où ce plan devrait être adopté.
- Le document Plan de travail 2014-2015 est rangé dans le dossier Planification.
- Le chef d'équipe ajoute le libellé MonDépartement C au document Plan de travail 2014-2015.
- Le plan apparait dans les deux dossiers.
- Le fait qu'il existe dans le dossier MonDépartement C donne à l'équipe le droit d'ajouter des commentaires dans le document.
- Les membres de l'équipe commentent les commentaires des autres si nécessaire.
- L'équipe peut se rencontrer pour décider des suites à donner aux commentaires.
- Une fois le document accepté par l'équipe, le chef d'équipe retire le libellé MonDépartement C et attribue à la place le libellé MonDépartement L. Ainsi, le document peut être consulté par l'équipe, mais ne peut plus être commenté.
- Le chef d'équipe désire accélérer l'acceptation du compte-rendu de la dernière réunion.
- Il soumet le document à l'équipe pour recueillir des suggestions de modification en attribuant le libellé MonDépartement M au document.
- L'équipe modifie le document en mode révision, ce qui identifie clairement les ajouts et les retraits qui sont suggérés.
- L'équipe commente les suggestions des uns et des autres directement dans le document.
- Une fois le document accepté par l'équipe, le chef d'équipe retire le libellé MonDépartement M et attribue à la place le libellé MonDépartement L. Ainsi, le document peut être consulté par l'équipe, mais ne peut plus être modifié.
Partage de documents avec des collaborateurs occasionnelsDans le cas des collaborateurs occasionnels, on ne peut profiter des avantages des dossiers partagés pour accélérer le partage de documents avec des droits précis. Toutefois, on conserve la possibilité d'identifier rapidement quels sont les documents partagés et avec quels droits.
Il suffit de créer les trois dossiers génériques suivants : - Partage L : Dossier qui identifie les documents partagés en lecture seulement.
- Partage C : Dossier qui identifie les documents partagés et que les collaborateurs peuvent commenter.
- Partage M : Dossier qui identifie les documents partagés et que les collaborateurs peuvent modifier.
L'utilisateur qui désire pouvoir identifier rapidement les documents partagés en fonction des droits accordés n'a qu'à attribuer le libellé correspondant. Utilisation- L'utilisateur crée un document et le range dans le dossier thématique approprié.
- L'utilisateur partage le document avec un collaborateur en lui attribuant le droit de le modifier.
- L'utilisateur attribue le libellé Partage M au document.
Lorsque l'utilisateur désire identifier tous les documents qu'il a partagé et qui peuvent être modifiés par ses collaborateurs, il n'a qu'à consulter le dossier Partage M. |
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