La suite bureautique de Google et les applications qui s'y ajoutent facilite grandement le travail collaboratif en offrant la possibilité de partager un document ou un dossier entre les membres d'une équipe de travail.
[Cliquez sur l'image pour l'agrandir.] Menu partageLe propriétaire du document / dossier : - saisit les noms ou les adresses courriel des collaborateurs dans le champs prévu à cet effet
- indique le type d'accès au document / dossier qu'il veut accorder aux collaborateurs
- clique le bouton Terminer.
Si le propriétaire a déjà communiqué par courriel avec les collaborateurs, Google pourra les reconnaître et ainsi insérer les adresses de courriel correspondantes. Dans le cas contraire, le propriétaire devra fournir l'adresse de courriel des nouveaux collaborateurs.
| 1 | L'adresse du document est copié dans le presse-papier. L'auteur peut envoyer ce lien à ses collaborateurs. | | 2 | Menu déroulant pour déterminer ce que peuvent faire les collaborateurs. | | 3 | Pour accéder à des options avancées de partage. |
Droits sur un document ou sur un dossierToutes les actions et paramètres décrits ci-dessous s'appliquent autant à un document qu'au contenu d'un dossier.
| Modification | Le collaborateur peut lire et modifier le document. | | Commentaire | Le collaborateur peut lire le document et ajouter des commentaires. Les commentaires sont liés à un bloc de texte et s'affichent dans un volet à la droite du texte. | | Lecture | Le collaborateur ne peut que lire le document. |
Identifier les collaborateursCette fenêtre s'affiche lorsque l'utilisateur a pressé le bouton Avancés.
| 1 | Lien pour partager le document / dossier. Cette fois-ci, l'utilisateur doit le ranger lui-même dans le presse-papier. | | 2 | Type de partage allant du document public au document complètement privé, en passant par le partage avec quelques personnes seulement. | | 3 | Liste des collaborateurs qui ont accès au document / dossier. On affiche également les droits d'accès (propriétaire, modification, commentaire, lecture). | | 4 | Droit des collaborateurs actuels d'ajouter d'autres collaborateurs à la liste. |
Partager avec qui?
| Activé - public | Le document est accessible par toute la planète. | | Activé - toute personne ayant le lien | Le document est accessible par tout le monde ayant le lien sur le document. | | Activé - Cégep de l'Outaouais | Le document est accessible par tous les utilisateurs ayant une adresse de courriel dans le domaine csimple.org du Cégep de l'Outaouais. | | Activé - un membre du Cégep de l'Outaouais ayant le lien | Le document est accessible par tous les utilisateurs ayant une adresse de courriel dans le domaine csimple.org du Cégep de l'Outaouais ET disposant du lien sur le document. | | Désactivé | Personne d'autres ne peut accéder au document que ceux spécifiés par le propriétaire du document. | | Publication sur le web | On peut publier le document sur le web, ce qui produit une copie du document avec un lien spécifique différent de celui du document original. Vous pouvez consulter la rubrique sur ce sujet. |
Changement de propriétaire d'un documentLe propriétaire d'un document peut également transférer la propriété de son document à un autre membre de la communauté csimple.
- À partir du menu Partage, on sélectionne l'option Avancé (Remontez à la rubrique Menu Partage ci-dessus).
- Déroulez le menu à la droite du nom de la personne à laquelle vous désirez transférer la propriété de votre document.
- Cliquez sur le choix Propriétaire.
- Cliquez sur Terminer.
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