L'application Google Drive est un gestionnaire de documents. L'arbre des dossiers et sous-dossiers est placé dans un volet à gauche de la fenêtre et la liste des documents dans le volet de droite.
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Page d'accueil de Google Drive
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Nouveau : Pour créer un document, un dossier ou téléverser un document. |
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Lien sur le document ou sur le dossier : Google donne le lien sur le document ou le dossier pour l'utilisateur qui partage cette ressource à l'aide d'un lien. |
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Partager : Partager le document ou le dossier avec un ou des utilisateurs. Il existe une autre rubrique sur le partage de ressources. |
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Supprimer : Pour effacer un dossier ou un document. La ressource est déplacer dans la corbeille où il est possible de les récupérer. |
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Autres actions : Ce menu est décrit ci-dessous. |
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Présentation de la liste des documents : en format liste ou en format grille. |
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Ordre de tri des documents et dossiers. |
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Informations : Informations sur le document ou dossier : date de création, date de modification, propriétaire, partage, etc. |
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Paramètres : Configurer Google Drive : conversion automatique de format, langue, le travail hors-connexion, densité d'affichage, installation du pilote pour la synchronisation du disque rigide local et Google Drive en ligne. |
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Il est possible d'ajouter une note pour décrire le document. Cette dernière option se révèle très pratique lorsque plusieurs versions du document (pour des clientèles différentes, etc.). |
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Recherche : le moteur de recherche de Google est à portée de clavier pour rechercher dans vos documents. |
Menu Autres options
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Ouvrir avec : Pour ouvrir un document, on clique sur le nom du fichier. Cette option permet d'ouvrir le document avec une autre application que celle qui l'a créée. Voir l'élément 2. |
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La liste d'applications qui peuvent ouvrir le document sélectionné. |
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Marquer d'une étoile : Marquer le document pour le trouver plus rapidement. Il apparaîtra dans le dossier des favoris. |
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Gérer les versions : Si le fichier n'a pas été créé par les outils Google, cette commande permet de gérer les différentes versions de ce type de documents. Google garde en mémoire ces documents pendant un mois. |
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Télécharger : Cette commande permet de télécharger les documents de Google Drive sur votre disque local. |
Organisation par dossiers
Google Drive organise les documents à l'aide de dossiers comme l'utilisateur peut s'y attendre.
On peut créer un Dossier 2 dans le Dossier 1. Et ensuite créer un Dossier 3 dans le Dossier 2.
Le dossier 2 est en rouge parce c'est le dossier actif.
On conseille :
- de créer des dossiers thématiques pour organiser les documents
- de ne pas créer plus de 3 niveaux de dossiers imbriqués, car l'utilisateur risque de s'y perdre
- de toujours donner des noms significatifs selon les objectifs de rangement :
- contenu
- date de création ou de modification ou de rangement ou de réception
- projet
- etc.
Organisation par libellés
Dans la section précédente, nous avons vu que Google Drive organise les documents à l'aide de dossiers. En fait, ce n'est pas tout à fait exact. Google Drive organise les documents par libellés, c'est-à-dire, des mots clefs qui représentent le contenu des documents. L'icône associé aux libellés représente un dossier. Ainsi, en apparence, tous les documents sont rangés dans des dossiers.
Alors pourquoi apporter cette nuance? Tout simplement par que les utilisateurs peuvent attribuer plusieurs libellés à un même document. Cela présente plusieurs avantages :
- Le document semble être rangé dans plusieurs dossiers.
- Le document n'existe qu'en un seul exemplaire.
- On peut retrouver le document en utilisant n'importe quel de ses libellés, selon celui qui nous vient à l'esprit en premier.
Cela permet de résoudre le fameux dilemme lorsqu'il faut décider du dossier où ranger le document : devrait-on le mettre ici ou là? Il faut choisir l'un ou l'autre même si en réalité, il faudrait le ranger aux deux endroits.
Comment attribuer plus d'un libellé
- On commence par ouvrir le document auquel on veut attribuer plusieurs libellés.
- Cliquez sur l'icône représentant un dossier à la droite du nom du document.
- On voit dans la fenêtre qui s'affiche le libellé actuel (dossier) du document.
- Cliquez sur le bouton Organiser.
- Une nouvelle fenêtre affiche tous les libellés (dossiers) dans votre Google Drive.
- Repérez le deuxième libellé à accorder au document.
- Maintenez enfoncé la touche Ctrl (Win) ou Cmd (Mac) et cliquez sur le libellé choisi.
- Répétez pour tous les libellés choisis.
- Terminez en cliquant sur le bouton Déplacer.
Vous obtiendrez le résultat suivant, soit que le document se
retrouve dans les deux dossiers :
Le document Document avec deux libellés est listé dans le Dossier 1 et dans le Dossier 2. C'est le même document peu importe le dossier à partir duquel on l'ouvre.
Stratégies d'utilisation des libellés
On peut imaginer beaucoup de stratégies d'utilisation des libellés. Examinez les deux exemples qui suivent et cela pourrait vous permettre d'imaginer des stratégies qui vous seraient particulièrement utiles.
Consultez également la rubrique Stratégies de partage pour profiter pleinement des libellés et du partage de documents et de dossiers.
Notez que la plupart des systèmes d'exploitation (Linux, Mac OS, Win) offrent la possibilité de créer des liens (raccourcis) sur des documents de façon à donner l'impression que le document réside dans plusieurs dossiers à la fois. Dernièrement, Apple a ajouté en plus les libellés à OS X.
Réutilisation de documents
Vous donnez des cours de différents niveaux sur un même sujet. Vous pouvez judicieusement élaboré une stratégie de rédaction qui a pour but de bien cibler vos documents afin qu'ils traitent d'un aspect bien particulier du sujet. Ainsi, certains documents servent à tous les cours, d'autres à deux de vos cours et certains à seulement un de vos cours.
Par exemple, un enseignant donne deux cours de programmation en langage C à deux clientèles différentes. L'un des cours est le seul cours que les élèves suivront dans ce langage et se veut qu'une introduction. L'autre cours est un cours plus avancé et contient davantage d'heures de formation.
- Vous classez tous vos documents de référence sur le langage C sous le libellé langageC.
- Vous classez les documents de chacun de vos cours sous les libellés au nom du cours : introC, Cavancé1.
- Lorsque vous désirez utiliser le document Mots clefs du langage C dans vos deux cours, vous ajoutez tout simplement les libellés des cours au document. Le document aura trois libellés : langageC, IntroC et Cavancé1.
- Lorsque vous désirez utiliser le document Utilisation des pointeurs en langage C dans le cours de C avancé, vous ajoutez le libellé Cavancé1 au document qui avait déjà le libellé langageC.
Cette approche évite de faire des copies des documents pour les retrouver plus facilement à partir du ou des cours où ils sont utilisés et ainsi évite la gestion des versions différentes du même document!
Travaux en cours
Nous sommes souvent placés dans des situations où l'on doit traiter plusieurs dossiers à la fois. On peut alors utilisé un dizaine de documents bien classés par sujet ou encore, on les laisse pèle-mêle bien à la vue.
On peut faciliter l'accès à ces documents en ajoutant le libellé enCours au libellé qui les classe en fonction du sujet. Ainsi, en cliquant sur le libellé enCours dans le gestionnaire de documents dans Google Drive, on affichera la liste de tous les documents de travail. Lorsqu'on a terminé un des dossiers, on retire le libellé enCours pour le faire disparaître de la liste. Il conserve le libellé pour le sujet et il n'y a donc aucun autre classement à faire.
